“Beş şey gelmeden önce beş şeyin kıymetini bilin; ölüm gelmeden önce hayatın, hastalık gelmeden önce sağlığın, meşguliyet gelmeden önce boş vaktin, ihtiyarlık gelmeden önce gençliğin, fakirlik gelmeden önce zenginliğin.”
(Buharî Rikak 3; Tirmizî Zühd 25).
“Vakit nakittir.”
(Atasözü).
“Zamanı öldürmek en pahalı harcamadır.”
(Balzac).
“Pek çok insanın, diğerlerinin boşa harcadığı zamanı kullanarak, öne geçtiğini gözlemledim.”
(Henry Ford).
“Hayatınızı seviyorsanız, zamanınızı boşa geçirmeyiniz; çünkü zaman hayatın ta kendisidir.”
(Benjamin Franklin).
“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.”
(Dwight David Eisenhower).
En genel tanımıyla hayatın tam da kendisi olarak ifade edebileceğimiz zaman kavramı herkes tarafından bilinir ancak halâ anlaşılması ve tanımlanması çok zordur. Zaman, soyut bir kavram olarak değerlendirilmektedir. Birçok bilim dalında farklı açıklaması olan bu kavramın hangi boyutta tanımlanacağı çok karmaşık ve felsefi bir konudur. Zaman geri alınamaz bir olgudur. “Zaman nedir?” dediğimizde; hayatımızda bir andır, bölümdür veya hayatın tamamıdır diyebiliriz. Zamanın metafizik boyutu vardır, bu da zamanın ruhsal tarafıdır. Zaman, farklı boyutlarda farklı anlamlar ifade edebilir.
Günümüzde zaman; saniye veya sezyum atomunun elektron geçişi ile tanımlanmaktadır. Bu bilinen somut bir tanımlamadır. Bu açıdan baktığımızda insan hayatı bir zaman diliminde cereyan eder. İşte bu zaman diliminde “Hayat nasıl yaşanmıştır?”, “Neler başarılmıştır?”, “Pişmanlıklar nelerdir?”, “Zaman nasıl kullanılmalıdır?” soruları kafamızı meşgul eder. Bu sorulara verilen olumlu cevaplar aslında zamanı nasıl kullandığımızın göstergeleridir.
Zaman bütün hayatı içine alır. İnsanlar genellikle hayatı boyunca vaktini nasıl geçirdiğini bilememektedir ve çoğunlukla da pişmanlıklarını dile getirmektedirler. “Keşke şöyle yapsaydım, o zamanlarımı çok iyi değerlendirseydim.” diye öz eleştiri yapar durur ancak zaman öylesine kısıtlı bir kaynaktır ki harcanan hiçbir an maalesef geri getirilemez. Kısacık ömrü nasıl geçirdiğimiz hayatımızın özetidir. Bu kısacık ömre çok şey sığdıran insanlar olduğu gibi zamanını israf edenlerin sayısı da oldukça fazladır. Oysaki zaman insan ömründeki en kıymetli sermayelerden biridir ve tükenip gitmektedir. Bu sermayeyi çok iyi kullanmak lazımdır. Zamanı çok iyi kullanmak ve o zamanın gerektirdiği en önemli işi yapmak gerekir. Akıllı insan bu doğrultuda hareket eder, vaktini anlamsız şeylere harcamaz, her bir anının kıymetini bilir. Unutmamak gerekir ki zamanı geri kazanma şansımız yoktur! Hem özel hem de iş hayatımızda zaman kullanımı önemlidir. Genellikle birinde zamanı iyi yönetenler diğerinde de benzer şekilde davranırlar. Özel hayatımızda zamanı iyi kullanmak huzur, mutluluk ve düzen getirir. Zamanın doğru kullanılması aile bireyleri arasındaki bağları kuvvetlendirir, iletişimi güçlendirir. Benzer şekilde iş hayatında zamanın doğru kullanımı kişinin başarısında çok büyük öneme sahiptir. Maalesef çoğu insan bu gerçeğin farkında olmadan, yıllarını boşa harcar ve bu dünyadan göçüp gider. Zamanını çok iyi değerlendiren insanlar ise başarılı ve huzur dolu bir hayat yaşarlar, arkalarında güzel eserler bırakarak aramızdan ayrılırlar.
İnsan hayatını ele aldığımızda, insanoğlunun ömrünün ortalama üçte birini uyuyarak geçirdiği değerlendirilmektedir. Çocukluk ve ihtiyarlık yıllarını da dikkate aldığımızda neredeyse hayatın yarısından fazlası atıl durumdadır. Başarı için bu kısıtlı zamanı çok iyi kullanmak lazımdır. Çok kıymetli ancak kısıtlı olan zaman kaynağımızı boşa geçirmeyi para israfı gibi görüp buna göre davranmak ve hareket etmek zorundayız. “Vakit veya zaman nakittir.” sözü çok kıymetlidir. Başarılı insanları incelediğimizde çoğunlukla zamanı çok iyi kullandıklarını söyleyebiliriz. Prensip sahibi olduklarını, boş zamanlarını minimuma indirdiklerini, çok düşünüp, az konuşup doğru kararlar aldıklarını görebiliriz. Atalarımız ne demiştir “Bin düşün bir söyle.” Zaman boşa harcanmamalıdır. Boşa geçen zaman aslında ömür sermayesinin yok edilmesidir. Çevremizdeki birçok insana baktığımızda bir ömür hiç uğruna harcanmış ve detaylarda boğulunmuştur. Bu nedenle, uyanık olmak ve zamanı öldürmemek esastır.
Zaman çeşitli şekillerde israf edilmektedir. Gereksiz tartışmalar, hiçbir amacı olmayan sohbetler, özellikle günümüzde sıklıkla karşılaşılan, sosyal medyada anlamsızca harcanan vakitler zaman israfına sebep olmaktadır. Özellikle gereksiz konuşmalar zamanın çok ciddi manada israf olmasına sebebiyet vermektedir. Başarılı insanların bu hususlara kendisini kaptırmadığı görülmektedir. Diğer insanlarla fark burada ortaya çıkmaktadır. Bunların dışında aceleci yaklaşımlar iyi sonuç vermemektedir. Büyük zaman kayıplarına sebep olmaktadır. Konuyla ilgili Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanı Dwight David Eisenhower’ın söylediği “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” sözü çok kıymetlidir. Bu noktayı göz ardı etmemek gerekir. Bilindiği üzere Başkan Eisenhower zaman yönetimine çok önem verirdi. Eisenhower’ın zaman yönetimi konusunda literatüre kazandırdığı “Eisenhower Matrisi”ni dikkate almak gerekir. Bu matrisin veya tekniğin çok basit bir mantığı vardır. Bir koordinat sistemini 4 çeyreğe bölerek, yani 4 kategoriye ayırarak yapılması gereken işleri “Acil ve önemli”, “Acil ve önemli değil”, “Acil değil ve önemli”, “Acil değil ve önemli değil” şeklinde kategorize etmek, bir öncelik sırası belirlememize yardımcı olmaktadır. İlk önce “Acil ve önemli” işler yapılmalıdır. “Acil ve önemli değil” kapsamındaki işleri elinizden geliyorsa yapabilir ya da başkalarına devredebilirsiniz. 3. gruptaki “Acil değil ve önemli” işleri hemen halletmenize gerek yoktur; ancak titiz bir şekilde planlama yapmanız gerekir. Son olarak da “Acil değil ve önemli değil” işler yapılmasa da olur kapsamındadır, bu işlere zaman harcanmamalıdır. Söz konusu tekniğin kullanılabilmesi için yapılması gereken işlere hâkim olmak ve uygun bir şekilde sınıflandırmak da gerekmektedir. Başarılı insanların hem tekniklere hâkim olduğu hem de teknikleri etkin bir şekilde kullanabilecek şekilde konularına hâkim oldukları görülmektedir. Bu hususlara dikkat edilmediği zaman en değerli hazinemizi maalesef çoğu zaman israf ederek kullanırız. Sonucunda ise tamamlanmamış işler, verimsizlik ve başarısızlık ortaya çıkar.
Zamanın en çok israf edildiği alanlardan birisi de iş hayatıdır. Hayatımızın önemli bir kısmı işte geçmektedir. İş yerinde verimsiz çalışma, kendini verememe hem kişisel anlamda hem de şirkette başarısızlığa sebep olur. İş dışında başka işlerle uğraşmak da ciddi bir zaman kaybıdır. Bunların dışında özellikle toplantılarda zaman kaybı çok yüksek olmaktadır. Genellikle işyerlerinde toplantı sayısı çok fazla olup neredeyse çalışmaya zaman kalmamaktadır. Saatlerce lüzumsuz tartışmalar yapılmaktadır. Bu yüzden toplantılara çok iyi hazırlanmak ve süreleri kısa tutmak önemlidir. Gündemli toplantılar yapılmalı, toplantılarda konunun uzmanları yer almalıdır. Toplantı yapmak için toplantı yapılmamalıdır. Konu ne kadar iyi bilinirse o kadar kolay çözüm üretilebilir. Ayrıca toplantılarda konu dışına çıkılmamalı hedeften uzaklaşılmamalıdır. Zaman hızla akmaktadır, geçen zamanın her saniyesini doldurmak gerekir. Yoksa bir başarı hikâyesi yazmak hayalden öteye gidemez.
Hayatta başarılı olmak için zamanı çok iyi kullanmak, kıymetli vakitleri verimli bir şekilde değerlendirmek gerekir. Çoğumuzun gün içinde yeterince zamanı yoktur. İnsanların çoğu, gün bittiğinde düşündükleri her şeyi yapamamış veya tamamlayamamış olmaktan şikâyet ederler, rahatsızlık duyarlar. Duygu ve düşünce dünyamızı karmaşıklaştıran bu durumun temel nedeni zamanı çok iyi yönetememek, yapılandıramamaktır. Bu yüzden “zaman yönetimi” kavramının çok iyi anlaşılması gerekir. Nedir zaman yönetimi? Zaman yönetimi kavramı, zamanı en etkin ve verimli şekilde kullanmak olarak tanımlanabilir. “Bu husus nasıl gerçekleşecektir?”, “Nasıl adımlar atılmalıdır?” gibi sorular cevaplanmalıdır.
Zaman yönetiminde öncelikle hedefler doğru belirlenmeli, bu hedeflere ulaşmak için en etkin planlama yapılmalıdır. Günlük, haftalık ve yıllık çalışma planları yapılmalı ve yapılan planlara harfiyen uyulmalıdır. Belirlenen zaman dilimlerinde planlanan işler mutlaka gerçekleştirilmelidir. Bilindiği üzere iyi planlamanın dışında işi paylaştırmak, uygulamak ve kontrol etmek başarılı olmanın temel prensiplerindendir. Bu prensiplere eksiksiz uyulduğunda kısa zamanda büyük işler başarılabilir.
Zaman yönetiminde yadsınamaz önemli bir nokta da işlerin öncelik sırasına koyulmasıdır. İşler, önem sırasına göre değerlendirilmeli ve bu sıralamaya göre yapılmalıdır. Aksi taktirde yapılması gereken işler zamanında yapılmayınca hem maddi hem de manevi kayıplar yaşanır. Bir de işin doğası gereği sıralamalara riayet etmek gerekir. Sıralamayı bozduğunuzda da gereksiz kayıplar yaşanır. Bir inşaat işini dikkate aldığımızda işlerin sırasının ne kadar önemli olduğu aşikârdır. Zamanı etkin kullanmak adına işin olması gereken zaman sırasına göre yapılması çok önemlidir. Bu husus göz ardı edilmemelidir.
İşin doğru kişilere verilmesi zaman yönetiminde üzerinde durulması gereken diğer önemli bir konudur. Aksi taktirde kısacık bir zamanda yapılacak iş uzar gider, zaman israfına sebebiyet verir. Örnek olarak; hepimiz bazen evimizde bilmediğimiz işleri ve tamirleri kendimiz yapmaya çalışır, kıymetli vakitlerimizi heba eder, hatta işi yapmak şöyle dursun bir de üstüne üstlük bozarız. Burada zamanımızı uzmanlığımıza göre kullanmak verimliliği arttıracaktır. Herkes bildiği işi en iyi şekilde yapmalıdır.
İyi bir ekip kurmak, bu ekibi en etkin şekilde yönetmek zaman yönetimini en iyi şekilde yapabilmeyi sağlayan önemli bir adımdır. İşleri delege etmek yani muhataplarına veya ilgililerine paylaştırmak çok önemlidir. Her zaman her yerde olmak ve her işi kendinizin yapması mümkün değildir. Bu yüzden işler ekibe paylaştırılmalıdır. Burada önemli nokta ekibi en liyakatli ve çalışkan bireylerden seçmek, iş dağılımını bireylerin kabiliyetlerine göre yapabilmektir. İş vermeyi, yaptırmayı, takip etmeyi ve sonucu almayı bilmek gereklidir. Bunu becerebilirseniz çok kısa zaman diliminde hayalin ötesine geçebilirsiniz. Ekip üyelerine motivasyon, sorumluluk bilinci aşılama, teşvik etme, ödüllendirme, güven ortamı tesis etmek gereklidir. Özellikle ekip çalışmalarının gerçekleştirildiği alanlarda zaman yönetiminde başarı, tüm ekip üyelerinin zamanı etkin ve verimli kullanabildiği ölçüde elde edilebilir.
Zaman yönetimi konusunda dikkat edilecek konulardan birisi de geçmişin geçmişte kaldığını, bundan sadece ders alınabileceğini, geçmişle yaşamamak ve geleceğe bakmak gerektiğini bilmektir. Aslında “Zararın veya yanlışın neresinden dönülse kârdır.” atasözümüzün prensibine göre hareket etmek gerekir. Kaybolan zamanı geri getiremeyiz fakat içinde bulunduğumuz zamanı en iyi şekilde kullanmak, değerlendirmek mümkündür.
Zaman yönetiminin sürdürülebilir olması gerekir. Her zaman makul ve itidalli olmak esastır. Önemli olan sürekliliği sağlamaktır. Kısa süreli etkin çalışmaya karşılık uzun süreli durağanlık genel anlamda verimsizliktir. Bir gün canla başla çalışıp birkaç gün ortada görünmemek, sadece ihtiyaç halinde çalışmak onun dışında zaman öldürmekle meşgul olmak gibi. Sabırla adım adım yapılan sürekli çalışmalar uzun vadede çok büyük başarılar kazandırır. Her gün yapılan düzenli okumalar yıllar içerisinde yüzlerce kitabın okunmasını sağlar. Az da olsa düzenli yapılan çevre temizliği sonucunda zamanla tertemiz bir çevreye sahip oluruz.
Son olarak zaman yönetiminin önem ve değerini, Kuran-ı Kerim’in evrensel mesajları boyutunda ele alırsak; Allah (c.c.) Asr Suresi’nde Asr’a yani zamana yemin etmektedir. Benzer durum başka ayetlerde de göze çarpmaktadır. Ayetlerde zamana yapılan yeminle insan hayatında zamanın önemi ve değeri vurgulanmaktadır. Zaman ve insan hayatı ilişkisi birlikteliği ele alınmaktadır. Bu ilişki doğru şekilde kurulduğunda mutluluk hasıl olmaktadır. Bu ilişkinin doğru tesisi konusunda insan kendisine şu soruları sormalıdır: “Ne yaptın?”, “Zamanı nasıl geçirdin?”, “Neyi başardın?”, “Nasıl yaşadın?” İşte bu sorulara verebildiğimiz tatmin edici cevaplar zamanı nasıl kullandığımızın göstergesidir. Unutulmamalıdır ki bir insanın diğerine üstünlüğü bu sorulara verdiği cevaplarla açıklanabilir. Bu sermayeyi iyi kullananlar daima diğer insanların önüne geçmiş ve üstünlük sağlamışlardır. Bu gerçek, dünya var oldukça da değişmeyecektir. Yol budur ve başka yol yoktur. Ne mutlu zamanının kıymetini bilenlere, onu en doğru ve etkin şekilde kullananlara…