“Planlamayı başaramıyorsanız, başarısızlığı planlıyorsunuz demektir.” (Peter Drucker).
“Planlar hiçbir şeydir, planlama ise her şeydir.” (Dwight David Eisenhower).
“Even a poor plan is better than no plan at all.”
“En kötü plan bile plansızlıktan iyidir.” (Mikhail Chigorin).
“Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” (Napoleon Hill).
Planlama, bir amaca ulaşmak için gerekli faaliyetlerin hepsini kapsar. Hemen hemen hayatımızın her alanında vardır. Günlük yaşamımızdan tutun da eğitim, öğretim, yönetim, üretim vb. her yerde karşımıza çıkmaktadır. Ülkelerin 5, 10 veya daha uzun süreli kalkınma planları, şirketlerin stratejik/taktik/operasyonel seviye planları, kişilerin kendi hayat planları vardır. Nedir bu planlama? Genel anlamda, hayatımızın her anını düzen ve disiplin altına alarak belirlenen hedeflere emin adımlarla ilerlemek için gerekli olan bütün faaliyetler diyebiliriz. Neyi, nasıl, ne zaman, kim ile, hangi parayla, hangi güçle yapabileceğini somut şekilde bilmektir. Planlama, akıllı davranışın temel bir özelliğidir. İyi yapılmış bir plan, başarının ilk adımlarından biridir. Planlama, yola çıkmadan önce gerekli olan tüm kaynakların ve araçların belirlenmesi için çok hayati bir süreçtir. Çok iyi ele alınmalı ve anlaşılmalıdır.
Planlama, her şeyi yapabileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz şekilde düşünmenizi gerektirmektedir. Yoksa başarının ortaya çıkması hayalden öteye gidemez. Planlama, ileriyi görmek ve bu doğrultuda neler yapılması gerektiğine karar vererek bugünden geleceği şekillendirmektir. Farklı şekilde yorumlarsak gelecekte olmak istediğiniz yere bugünden hazırlanmaktır. Tabii burada hayalden çok ayağı yere tam basacak ve uygulanabilir planlamalardan söz ediyoruz. Belli kararları alacak gücünüz olacak ve bu kararlar eksiksiz uygulanacaktır. Yoksa planlama sadece kağıt üzerinde kalmaya mahkumdur. Yapacaklarımız yani hedeflediğimiz noktalara ulaşmak için öncelikler tespit edilerek çalışmaya başlanmalıdır. Adım adım ilerlenmeli ve sabır gösterilmelidir. Plan yapmak belki kolaydır ama uygulamak çok zordur. Bu önemli nokta asla unutulmamalıdır.
Planlar; kısa, orta ve uzun vadeli olmak üzere belirli bir zaman süresi için hazırlanır. Kısa süreli planlar, 1 yıla kadar olan zamanı; orta süreli planlar 1-5 yıllık zamanı ve uzun süreli planlar ise 5 yıldan fazla genellikle 10-15 yıllık süreleri kapsarlar. Başarılı bir planlama her şeyden önce planı hazırlayan kişilerin bilgi, tecrübe, zekâ düzeylerine ve özellikle de geleceği şimdiden tahmin etme yeteneklerine bağlıdır. Planlama eyleminde en büyük güçlük, geleceğin planların hazırlandığı sırada isabetli bir biçimde tahmin edilmemesi veya öngörülmemesidir. Planlamada başarı, büyük ölçüde isabetli tahminlemeye bağlıdır. Öte yandan, isabetli bir tahminlemenin oldukça zor bir eylem olduğunu unutmamak gerekir. Gelecekte bir takım “belirsizlik” ve “risk faktörleri” ile karşı karşıya gelinmesi, tahminlemeyi güçleştiren en önemli nedenlerden birisidir. Belirsizliğe neden olan faktörler arasında; gelecekteki teknolojik değişimler, moda, mevsimlik, ekonomik ve yapısal değişimler önemli rol oynamaktadır. İşletme yöneticileri, belirsizlik faktörlerinin etkilerini yok etmede veya etkilerini asgariye indirmede birçok önlemler alabilirler. İşletmede iyi bir muhasebe, bütçeleme sisteminin varlığı ve sağlıklı istatistiksel verilerin kullanılması mevcut durumları değerlendirme ve gelecekteki belirsizlikleri tahminlemede yardımcı olurlar. Tahminlemede, başta istatistiksel yöntemler olmak üzere, birçok bilimsel yöntemlerden yararlanılır. Planların kapsadığı süre kısaldıkça, yöntemlerdeki başarı da o derece artar.
Kişi planlamaya ilk olarak kendisinden, sonra ailesinden başlar. Devamında çalıştığı iş veya kurduğu şirkette planladığı işleri belli zaman diliminde tamamlamaya çalışır. Hedefler belirler, bu hedeflere ulaşmak için canla başla çalışır. Yolda önüne engeller çıkabilir, bu engelleri aşmak için de planlamalar yapar yani riskleri belirler ve bunları yönetir. Risk yönetimi planlamanın en önemli ayağıdır. Bu farkındalıkla çalışmaya devam eder, ayrılması gereken her türlü kaynağı plan dahilinde ayırır ve bu doğrultuda hareket ederek planı dışında oluşabilecek olumsuz durumlara karşı hazırda bulundurduğu “B Planı” ile yoluna devam eder. İnsan olarak hepimizin iyi insan olma yolunda, kariyer anlamında planları vardır. Bütün insanlarda bu durum benzerdir. Örnek olarak; kendimizi ileride mesleğimizde nerede görmek istiyorsak ona uygun plan yaparız, belli zaman aralığında belli eğitimleri alırız, iş yerinde tecrübe kazanırız ve en sonunda o hedefe ulaşmaya çalışırız. Yüksek Lisans ve Doktora yaparız, ulusal ve uluslararası projelere katılırız. Düşünün ki bir iş yerine başladınız, “Benim kariyer yolum, haritam ne olacak? Ne zaman, nereye geleceğim?” soruları hep aklınızdadır. Kafanızda mutlaka bir plan vardır. Bu plan sizi hayat boyu meşgul eder, mutlu olmak için ise bu planı uygulamanız gerekir. Yapmak istediğiniz şeyleri gerçekleştirince huzur ve mutluluğu yaşarsınız.
Kişisel olarak da mutlu, huzurlu, güzel bir yaşam için mutlaka planlı olmak zorundayız. Hem sağlığımız hem ekonomik gücümüz anlamında planlı olmak gereklidir. Örnek olarak; yatma kalkma saatlerimizin planlı olması, yapılacak işlerin önem sırasına göre mutlaka listelenmesi ve yazılı hale getirilmesi önemlidir. Yapılması gereken faaliyetler için zaman planlaması yapılması ve bu faaliyetlerin tam zamanında eksiksiz yapılması gerekir. Tabii yapılan planlamanın uygulanması çok zordur. Bu anlamda sabır göstermeniz hatta bazen en yakınıza dahi “hayır” diyebilmeyi öğrenmeniz gerekir. Yoksa her şeye “evet” diyerek planlı ve programlı bir hayat sürmek mümkün değildir. Sağlığınıza dikkat etmek, günlük egzersizlerinizi aksatmamak, yeterli miktarda uyumak önemlidir. Bütün bunlar da bir plan dahilinde yapılmalıdır. Bu hususlara ne kadar uyarsanız genel anlamda o kadar mutlu olursunuz. Hayat kaliteniz, yaşam standardınız artar.
Planlama çalışmalarını; çalıştığımız iş yeri boyutunda ele aldığımızda iş yerinin de çok detaylı kısa, orta ve uzun vade planları vardır. Bu planlar tam manasıyla uygulanıp amaca yönelik hedeflere yaklaştıkça başarı gelmeye başlar. Hiçbir başarı rastgele değil ancak tam ve sağlam bir planın uygulanmasıyla elde edilir. Başarı sağlanınca iç huzur gelir ve bireyler mutluluk yaşar. Örnek verecek olursak, üretim yapan bir şirketin aylık planlanan üretim miktarları vardır ve bunların eksiksiz gerçekleştirilmesi gerekir. Personelin işe gelmemesi, hava şartları veya başka mücbir sebepler de dikkate alınarak hedeflenen üretim sürdürülebilir olmalıdır. Düşünelim ki yaz aylarında üretimin arttırılması gerekmektedir. Bu durumda fazla personel istihdamı veya vardiya gibi çeşitli çözümlerle doğru planlama yapılmalıdır. Kim, ne şekilde, neyi yapacak çok net olmalıdır; kafalarda şüphe kalmamalıdır. Bunlar gerçekleştirildiğinde hem iş yeri ayakta kalır hem de çalışan. Aksi halde, sonuç her iki tarafın istemediği şekilde son bulur.
Başarının altındaki temel sebeplerden birisi hatta belki de en önemlisi yapılacak işi kafanızda çok iyi planlamış olmanızdır. Nasıl olacağını net olarak bilmenizdir. Eğer kendiniz ikna değilseniz o işin başarıya ulaşması kesinlikle çok zordur. Siz önce kendiniz inanacaksınız sonra başkaları size inanacak. İş nasıl ilerleyecek, sizin gücünüz bu işi yapmaya uygun mu? Gelecekler somut mu yoksa her şey soyut olarak yani “gelirse”, “verirse” gibi mi planlandı? Bu durumlar kafanızda net olmalıdır. Çünkü siz ne yapmanız gerektiğini biliyorsanız ve bunu yapmaya gücünüz varsa amaca ulaşırsınız. Tabii burada kararlılık göstermeniz elzemdir. İyi düşünüp, iyi anlayıp, iyi planlamanız gerekir. Çalakalem işlere atlamamanız, önünü arkasını düşünmeniz gerekir. Yoksa hüzün ve başarısızlık kaçınılmazdır.
Planlamayı biraz daha teknik olarak ele alıp değerlendirirsek planlama, amaçların ve bu amaçların elde edilebilmesi için gerekli olan eylemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreç, yönetimin bilgi toplama, tarafları dinleme ve her türlü olumlu ve olumsuzlukları belirleme yöntemidir. Amaç net olarak ortaya konulmalıdır. Bu amaca ulaşmak için hedefler belirlenmelidir. Bu hedeflere ulaşmak için de gerekli adımlar atılmalı ve faaliyetler yürütülmelidir. Tabii ki işlerin her safhasında kontrol gereklidir. Planların ne denli uygulandığı net olarak ortaya konulmalıdır. Gerekli aksiyonların alınıp alınmadığı, çıktıların elde edilip edilmediği bir göz tarafından daima kontrol edilmelidir. Günümüzde yaşadığımız en önemli sıkıntılardan birisi her kurumun bir stratejik planı olması ancak uygulanmamasıdır. Bilindiği üzere kurum ve kuruluşlar, misyonlarını yerine getirebilmek için varlıklarını ve iş gücünü nasıl kullanacağını ve gelecekte nerede olmak istediklerini planlarlar. Bu plan genel olarak kuruluşun stratejisidir. Hedefler belirlenmiştir. Hepsi neredeyse mükemmeldir. Ama gelin görün ki uygulamada hiçbir şey yoktur. Her şey kâğıt üzerinde, strateji dokümanında kalmıştır. Stratejik amaç belirlenmiştir, hedefler konulmuştur ama hiçbir hedefe ulaşılmamıştır. Ülkelerin kalkınma planlarına, eğitimle ilgili planlamalara baktığımızda bu hususları çok net olarak görebiliriz. Hayatın her safhasında bunları tecrübe etmekteyiz. Zaman içerisinde her şey olağan haline dönüşmüş ve günü kurtaran çözümlerle yola devam edilmektedir. Unutmamak gerekir ki her planlama; araştırma, masraf, zaman ve disiplin gerektirir ama yöneticilerin geleceği görmesini, birimler arası koordinasyonun gerçekleşmesini ve amaca en kısa yoldan ulaşılmasını sağlar. İyi planlarsanız başarı önünüzde, gelecek sizindir. İyi yöneticiler genellikle planı iyi ve doğru yapıp uygulayanlardır. Sizlerin de iyi bir plan yapıp bunu uygulamanızın önünde hiçbir engel yoktur. Unutmayınız, her şey sizin kafanızda ve elinizdedir. Planlı olun gelecek sizindir.