“Her başarılı insanın bir planı, her başarısız insanın bir mazereti vardır.”
(Henry Clausen).
Proje yönetimi, bir ekibin yürüttüğü projeyi belirli kısıtlar veya sınırlar içerisinde hedefine ulaştırma sürecinin yönetilmesine verilen isimdir. Projeyi baştan sona yürütmek, takip etmek; tüm iş ve işleyişlerin denetim, kontrol ve düzenlemelerini yapmaktır. Proje Yönetimi Enstitüsü (Project Management Institute, PMI) tarafından projenin tanımı çok güzel yapılmıştır: “Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişim.” Bu benzersiz ve geçici girişimin kapsamını anlamak ve bu kapsamı tanımlamak çok değerlidir. Proje yönetiminde olmazsa olmazlardan biri de kapsam yönetimidir. Yapılacak tüm işler net bir şekilde belirlenmeli, işin tanımında olmayan tüm görevler kapsamın dışında bırakılmalıdır.
Proje yönetimi planlama, yetki verme, izleme ve kontrol olarak dört başlıkta incelenebilir. Bir projenin başarısında bu dört ana başlık çok büyük öneme sahiptir ve eksiksiz yapılmalıdır. Bu başlıklar zaman, bütçe, kapsam, kalite ve iş güvenliği göze alınarak yönetilmelidir. Herhangi bir sebepten dolayı bunların istenildiği gibi olmaması projenin başarısını etkilemektedir. Proje zamanında bitse bile kalite standartlarına uymayan veya çalışanlarının zarar gördüğü projeleri başarılı kabul etmek mümkün değildir.
Başarılı bir proje yönetimi için en önemli başlık proje sürecinin her aşamasında bulunması gereken planlamadır. İyi bir planı hayata geçirmek kolaydır. Eğer planlama doğru değilse diğer aşamalar doğru olsa bile başarısızlık kaçınılmazdır. Planlama yapılırken çok iyi düşünmek, proje aşamalarını ve iş paketlerini belirlemek, bu paketlerin birbirleriyle ilişkilerini ve riskleri çok iyi tanımlamak gereklidir. İş Kırılım Yapısı (Work Breakdown Structure, WBS) yani iş paketlerinin tanımlanması ve bu paketlerin doğru kurguyla kurulması için çok önemlidir. WBS sayesinde mega dediğimiz çok büyük projeler bile başarılı bir şekilde yönetilebilmekte ve yoğun şekilde kullandığımız Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning, ERP) sistemlerine entegre edilebilmektedirler. Bütçe kodları ve WBS’lerin sayesinde entegre yönetim sistemleri uygulanabilmektedir. Tasarımdan itibaren tüm yaşam döngüsü içinde projenin fazları da kontrol edilebilmektedir. Günümüzde büyük önem kazanmış “Döngüsel Ekonomi” yönetimi daha bu aşamada başlamaktadır ve projenin doğru kurgulanması sonraki aşamalarda yönetim süreçlerini kolaylaştıracaktır. Planlama faaliyetleri zaman, risk, insan kaynakları, etkin kaynak kullanımı, kalite, dokümantasyon olarak listelenebilir. Bilindiği üzere ilk olarak, proje yönetiminde gereksinimler ve beklentiler ortaya konulmalı, hedefler açık ve net olarak ifade edilmelidir. Amaç gerçekleştirilirken karşılaşılabilecek potansiyel riskler, hata kaynakları, kapasite sıkıntıları ve diğer sıkıntılar öngörülmeli ve uygulanabilir bir yol haritası çizilmelidir. Maliyetleri doğru hesaplama, zamanı verimli kullanma, proje için yeterli ve gerekli olan iş gücünün zamanında planlanması çok kritiktir. Gerçekleşebilecek sıkıntılara karşı farklı stratejiler belirlenmeli ve bu stratejilerin uygulanabilirliği kanıtlanmalıdır. Bu stratejilerin sonucu olarak kabul edilebilir ve etkili aksiyonlar alınabilmelidir. Süreç boyunca tüm süreçler düzgün bir şekilde dokümante edilmeli ve potansiyel gelişme alanları ve konuyla alakalı ortaya çıkacak diğer proje konuları için de bir temel oluşturulmalıdır. Tüm bu faktörler göz önüne alındığında başarılı bir proje yönetim süreci oluşturulduğu söylenebilir. Ancak başarılı proje yönetimi projenin başarıyla sonuçlanacağı anlamına gelmez. Başarılı proje yönetimleri sağlayabilmek için her aşamada kanıtlanmış Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (Program Evaluation and Review Technique, PERT) ve Kritik Yol Metodu (Critical Path Method, CPM) gibi bazı bilimsel tekniklerden faydalanılmalıdır. Bu sayede başarısız olsa bile gerçekleşen projeler başka gelişmelere ön ayak olur, bilgi birikimini (know-how) güçlendirir ve faydalı sonuçlar çıkarılabilir. Sonuçta iyi bir plan, tam ve yarı zamanlı çalışırken başarınızın parçası olacaktır. Charles Gibbons’un da dediği gibi “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.”
Proje yönetirken yetki konusu çok önemli bir konudur. Projeyi yapanların gerekli yetkileri olmazsa projeyi başarıya ulaştırmaları çok zordur. İşletmelerde projeler, çok daha karmaşık olabilmektedir. Onlarca, yüzlerce belki de binlerce iş planı tanımlanması gerekir ve işler karmaşıklaşabilir. Bu yüzden görev tanımı çok iyi yapılarak bu görevlere ait yetkiler de verilirse proje adım adım sorunsuz olarak gerçekleştirilebilir. Tabii burada önemli bir husus da ekibin görevini benimsemesi ve projenin başarısında kendisinin etkisini hissetmesidir. Burada anahtar konulardan biri de insan kaynakları yönetiminin doğru yapılmasıdır. Doğru kişileri seçmeden projenin başarılı olması mümkün değildir. Bilindiği üzere proje bir ekip işidir, ekibin her bir parçası görevini eksiksiz yapmalı ve uyumlu çalışmalıdır. Ekip ruhu mutlaka olmalıdır. Ayrıca proje personeli sorumluluk almalıdır. Çünkü sorumlu hissetmek başarının en önemli kriterlerinden birisidir. İlave olarak da yetkilendirilen ekip görevini çok iyi yaparak değişimi ve kaliteyi yönetmelidir. Ekibin motivasyonunu sağlamak ve onların başarılı olması için gereken ortamı hazırlamak da çok önemli görevlerden biridir.
Proje gerçekleştirirken doğal olarak birçok problemle karşılaşılmakta ve bu problemler bazen çok ciddi riskler oluşturmakta, projenin başarıya ulaşmasını neredeyse imkânsız hale getirmektedir. Örnek olarak, bir ürünün çok önemli bir sisteminin yurt dışında ithal ediliyor olması ve yasak kapsamına alınması bu durumda projenin gerçekleşmesi imkânsız hale gelmektedir. Bunun yanında bir de kontrol edilebilir riskler vardır. Bunları yönetimsel olarak kendi içimizde çözebiliriz. Projede risklerin her seviyede sistematik olarak, tespit edilmesi, değerlendirilmesi, risklerin etkilerini azaltmak için önlemler alınması ve bu sürecin etkin işlemesini sağlayacak şekilde izlenmesi gerekir. Proje planlamasında riskler mutlaka dikkate alınmalı ve nasıl yönetileceği açıklanmalıdır. Risk yönetimi nasıl yapılır? Risk yönetimi yapabilmek için öncelikle sorunlar belirlenmeli, kurumların faaliyetlerindeki belirsizliklerin tespit edilmesi ve analiz edilmesi gerekir. Bunun için risk analizi yapılmaktadır. Risk analizi, risk yönetiminin yöntemi ve sürecini belirleyebilmek için önemlidir. Risklerin iki temel özelliği vardır. Birincisi belirli bir sonuca ulaşamama ve istenmeyen bir durumun ortaya çıkması, ikincisi ise riskin oluşması durumunda bu durumların sonuca etkisidir. Her iki durumda da proje ekibinin riskleri ortadan kaldıracak bir planı olması beklenir. En kötü durumda ne yapılacağı çok önceden bilinmelidir. Bilindiği üzere risk yönetimi birbirine bağımlı beş işlem basamağından oluşur. Bu basamaklar; riskin tanımlanması, riskin değerlendirilmesi, hesaplanması ve seviyesinin belirlenmesi, alternatif risk düzeltme araçları arasından bir seçim yapılması, seçilen alternatiflerin uygulanması, değerlendirme ve kontrol süreçlerini kapsamaktadır. Bütün bu hususlar dikkate alınıp risk kontrol altında tutularak proje başarıya ulaştırılmalıdır.
Proje yönetilirken yapılan çalışmalar izlenmeli ve kontroller yapılmalıdır. İzleme; yapılan işlerle ilgili çıktı, etkiler ve tepkilerin gözlendiği, sürekliliği olan bir süreçtir. İzleme, projedeki değişimleri ölçmek için göstergelere ait ilk durum bilgileri ile belli dönemlerdeki bilgilerin karşılaştırması yapılır. İzleme sürecinde proje başlangıcında ya da devamında, işlerin doğru ve zamanında yapılması adına belirlenen Temel Performans İndeksi (Key Performance Index, KPI) kullanılır. Her iş paydaşının bu KPI’lara uyum göstermesi projenin planlandığı gibi zamanında, doğru şekilde ve kaliteli olarak çıktılar vermesi açısından önem arz eder. KPI tanımlamaları proje yöneticisi tarafından şirket beklentileri, sözleşme yükümlülükleri ve müşteri beklentileri dikkate alınarak hazırlanır. KPI’lar izleme sürecinin en büyük girdilerinden olup tüm iş paydaşlarının bu kapsamda kendileri ile ilgili performans göstergelerini incelemesi beklenir. İzlemeden elde edilen veriler sağlıklı bir şekilde değerlendirilmeli ve yorumlanmalıdır. İzleme süreçlerinde Proje Yönetim Sistemleri (PYS) dediğimiz dijital yöntemlerin kullanılması çok önemlidir. PYS, projenin tasarım süreçlerinden yapım süreçlerine kadar tüm süreçlerin takip edilmesini sağlamakta, bu bilgiler ekipteki herkesin görebileceği ve paylaşabileceği şekilde olduğu için de süreçlere şeffaflık getirmekte ve ekibin daha koordine çalışmasını kolaylaştırmaktadır. Proje daima kontrol atında olmalıdır. Proje asla kendi haline bırakılmamalı ve proje toplantıları zamanında yapılmalıdır. Toplantılara uzun süre ara vermek iletişimi olumsuz etkiler ve motivasyonu düşürür. Ayrıca proje çıktıları ölçülebilir olarak tanımlanmalı ve ölçülmelidir. Laf kalabalığı yaparak proje takip edilmemeli, her bir aşamada ulaşılması gereken hedefler kontrol edilmelidir. Projenin kapsam, zaman, maliyet, kalite, iletişim, risk, tedarik ve paydaş kontrolleri eksiksiz ve zamanında yapılmalıdır. Unutulmaması gereken en önemli hususlardan birisi de tarafların olabildiğince öz eleştiriye açık olmasıdır. Eleştiriye kapalı olan bir ekibin iyileştirme yapması, en iyiyi elde etmesi zordur. Ortak sorumluluk bilinci ve birlikte çalışmanın önemi asla unutulmamalıdır. Hem izleme hem de kontrol süreçleri projenin başarısı için olmazsa olmazlardır. Ancak her iki süreçte yapılan işlerin takip edilmesi, hatalar fark edildiği zaman da düzeltilmesini gerektirmektedir. Hiç kimse yanlışlarının bulunmasından hoşlanmadığı için de bu süreçler genellikle negatif karşılanmaktadır. Halbuki bu yanlışların zamanında bulunması projenin başarısı için çok önemlidir. Bilgi saklamak, paylaşmamak özelikle birçok ekibin ortak çalıştığı ortamlarda yanlışların saklanmasına yol açmakta, bu da gecikmelere sebep vermektedir. Bu yüzden sistemsel olarak tüm hataların kendiliğinden ortaya çıktığı bir sistem kurgulamak çok önemlidir.
Proje yönetimini başarılı kılan ilk husus ise projeyi yürüten ekibin başında bulunan proje yöneticisidir. Proje yöneticisi, proje ekibi ve kalite standartları, projenin başarısı üzerinde belirleyici olan unsurlardandır. Proje yöneticisi başarılı bir proje süreci yönetmek için alanında bilgili, doğru zamanda doğru kararları alabilen, kriz durumlarını yönetebilen ve sürekli olarak proje süreçlerini takip eden kişidir. Proje yöneticisi hem müşteri hem de ekibin paydaşlarıyla aktif olarak iletişim içerisinde olup, beklentilerin, hedeflerin ve proje amacının açık ve anlaşılır bir biçimde paylaşımını sağlayacak iletişim ortamını oluşturabilmelidir. Proje yöneticisinin bir diğer görevi ise ekip içerisindeki iletişim ve iş birliğini sağlayabilmektir. Çünkü farklı alanlarda uzmanlaşmış kişileri bir amaç uğrunda birleştirmek, iş birliğini sağlamak ve motivasyonu korumak; proje sürecini önemli ölçüde etkileyen ve proje yönetiminin başarısında bir ölçü olan durumlardır. Proje yöneticisinin en önemli özeliklerinden biri güçlü iletişim yeteneklerine sahip olmasıdır çünkü projenin her aşamasında değişik görevde paydaşlar ile çalışması gerekecektir. İletişim yetenekleri çok iyi olmayan bir yöneticinin başarılı olması mümkün değildir. İnsan kaynaklarından motivasyona birçok konuda proje yöneticisi anahtar konumundadır. Dolayısıyla proje yönetimi, proje gereksinimlerini karşılamak için proje faaliyetlerine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır.
Proje iletişim yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gerekli süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü ekip üyeleriyle ve gerek organizasyon içi gerekse organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırırlar. Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve projenin yürütülmesi ya da sonucuna ilişkin farklı bakış açılarını ve çıkarları birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur. İnsan hayatının en önemli pratiklerinden biri olan iletişim, proje yönetiminde projelerin başarıya ulaşması ve daha etkin bir yönetim sağlanması adına üzerinde durulması gereken bir konudur. Bir projede iletişimsizlik sorununun var olması, projenin diğer bağlantılı süreçlerinin tamamını olumsuz etkileme potansiyeli taşımaktadır. Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi proje yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir”. İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı arttıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir. PMI raporlarına göre projelerde yaşanan hata ve aksamaların %70’i iletişim kaynaklıdır. Bu durum açıkça gösteriyor ki, iletişim problemleri ortadan kaldırıldığında projelerde yaşanan olumsuzluklar büyük oranda engellenebilmektedir. İletişim sorunlarını ortadan kaldırabilmenin ön şartı, iletişimin de projenin temel noktalarından biri olduğunu kabul etmektir. Nasıl ki proje yönetiminde maliyete, zamana, kalitesizliğe, risklere ayrı bir önem veriliyor ve bu kavramların daha verimli şekilde yönetilebilmesi adına çeşitli planlamalar yapılıyorsa, iletişim de aynı şekilde değerlendirilmeli ve profesyonel bir plana tabi tutulmalıdır. Bu noktada iletişimin bir çok aracı vardır; sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. çeşitli iletişim araçları son dönemde proje yönetimlerinde aktif olarak kullanılmaktadır.
Günümüzde proje yönetimi ve takipleri için birçok önemli yazılım geliştirilmiştir. Bu yazılımları etkin kullanmak çok önemlidir. Proje yönetimi yazılımı, projeleri yönetmek için kaynakları planlamak, organize etmek ve tahsis etmek için kullanılabilirken aynı zamanda da görevleri ve sorumlulukları net bir şekilde tanımlarken ekiplerin iş birliği yapmasına ve projenin ilerleyişini takip etmesine yardımcı olur. Tüm yazılımlar aynı değildir ve bunun nedeni kısmen hedef müşterilerinin de farklı gereksinimleri olan işletmeler olmasıdır. Müşteriye ve iç işleyişe uygun yazılım seçilmesi de önemli bir husustur. Kullanılacak yazılımlar için mutlaka kapsamlı bir eğitim alınmalıdır. Anlaşılır raporlar üretmek ve onları sunmak da projenin izlenmesi açısından önemlidir. Ayrıca unutulmaması gerekir ki bir kurumda çalışan yazılım diğer kurumda başarılı olamayabilir, seçilecek yazılımlar şirketin kültürüne ve iş yapış tarzından çok uzak olmamalıdır. Teknolojik gelişmeler mutlaka kurumsal olarak takip edilmeli ve şirket kültürüne uygun şekilde entegre edilmelidir. Örneğin, günümüzde yapay zekâ destekli PYS’ler kullanılmaya başlanmıştır. İzleme ve kontrol süreçleri artık yapay zekâ yardımıyla yönetilmektedir.
Son olarak da bir husus dikkate alınmalıdır. Projenin başarısı ve proje yönetiminin başarısı birbiri ile karıştırılmamalıdır. Proje başarısı, projenin amaçlarına uygun bir şekilde ekibin/müşterinin beklentilerini karşılayan ve uygulanabilir bir ürün, servis veya programlar ortaya çıkarmaktır. Amacına ulaşan her proje büyük ölçüde başarılı sayılır. Proje başarı ölçümlerinde planlanan-gerçekleşen veriler dikkate alınarak değerlendirme yapılır. Proje yönetimi açısından bakıldığında amacın gerçekleştirilmesi tek başına yeterli bir başarı göstergesi değildir. Benimsenmiş proje disiplinine ve proje planına uyum da önemli başarı göstergeleridir. Proje yönetiminin başarısı ise projenin başlangıç, araştırma, geliştirme, hayata geçirme ve ardından kalite kontrol gibi tüm süreçlerini kapsayan sağlıklı ve etkili biçimde yönetimidir. Dolayısıyla başarı ile sonuçlanan projelerin, başarısız proje yönetimleri ya da başarılı yönetilen projelerin, başarısız sonuçları olabilmektedir. Unutulmamalıdır ki proje yönetimi bilimsel bir alandır ve her bilim alanı gibi kuralları çerçevesinde projeleri başarıya ulaştırmanın yolunu açacaktır.