Geçtiğimiz hafta Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği’nin Yıllık Kongresi’nde konuşmacıydım. Kongre Covid-19 salgını öncesinde Paris’te planlanmıştı ve salgın öncesi planlandığı gibi aynı tarihlerde yine aynı şehirde gerçekleşti. Ancak önemli bazı farklarla… Paris’teki kongre salonunda planlanandan daha az sayıda katılımcı sosyal mesafe ve hijyen kurallarına uyarak bir araya gelmişti. Birçok diğer katılımcı ve konuşmacı ise sanal olarak etkinliğe katıldılar. Ben de Brüksel’deki ofisimizi kapattığımız Mart ayından bu yana çalıştığım İstanbul’daki evimden kongreye katılarak Covid-19 sonrası yeni normalde kongre ve fuar sektörünü nasıl gördüğümüzü diğer delegelerle paylaştım.
Covid-19 salgını Avrupa’da yayılma hızını arttırıp endişelerin giderek arttığı 28 Şubat haftası önemli ve o dönem için gerçekten zor bir kararla karşı karşıyaydık. Dünyanın toplu taşımacılıkta bilgi teknolojileri alanındaki en büyük kongre ve fuarını sadece birkaç gün sonra 4-6 Mart’ta Almanya’nın Karlsruhe kentinde düzenleyecektik ve organizasyon için herşey hazırdı. Binlerce kayıtlı katılımcı, fuar standlarını hazırlamış onlarca firma… Etkinlikten birkaç gün önce kritik bir karar almak durumunda dahi olsak katılımcılarımızın sağlığı bizim için en önemli unsurdu. Alman sağlık idareleri ve tüm paydaşlarımızlar toplantılar düzenleyerek etkinliği yine 2020 yılı içinde Aralık ayına erteledik. Belki o gün salgının bugünkü durumuna gelip böyle sonuçlar ortaya çıkaracağını pek çok kişi tahmin edemiyordu ancak bugün baktığımıizda ne kadar da doğru bir karar vermiş olduğumuzu görüyorum.
Covid-19 salgını döneminde planlanan büyük ölçekli fiziksel etkinliklerimizi erteledik veya iptal ettik. Bunlar arasında kurumumuz ve toplu taşıma sektörü için büyük önem taşıyan IT-Trans 2020 Aralık 2020’ye, MENA Dubai 2020 ise Mart 2021’e ertelendi. SITCE Singapur 2020 ise iptal edildi. Büyük ölçekli etkinleri düzenlemediğimiz bu donemde 50’den fazla kısa webinar programı düzenledik ve bu webinarlara 15 binden fazla kişi katıldı. Bu katılımcıların 1/3’ü daha önce etkinliklerimize hiç katılmamış kişilerden oluştu. 2020 ilk çeyreğinden sonrası için planlanan tüm sınıf eğitimlerimizi ise kısa sürede sanal sınıflara taşıyarak 25 sanal eğitim programını toplu taşımacılık sektörünün katılımına sunduk. 2020 yılı ikinci yarısında yer alan bazı konferanslarımızı tamamen sanal konferans ve fuara dönüştürdük.
Bugün belki de en çok tartışılan konuların başında ilerde kongre ve fuarlar tamamen dijital ortamlarda mı gerçekleşecek sorusuna aranan cevap olarak karsımıza çıkıyor. Biz UITP olarak fiziksel katılıma açık kongre ve fuarların salgının etkisini azaltacağı ileriki dönemde de önemini koruyacağını düşünüyoruz. Gectiğimiz aylarda geleceğe yönelik stratejilerimizin belirlenmesi amacıyla gerçekleştirdiğimiz anket, detaylı mulakat ve odak grup toplantıları da buna işaret etti. Gelecek stratejimizi fiziksel etkinlikleri koruyup, onları dijital etkinliklerle güçlendirip, çesitlendirerek etkinlik portfolyomuzu geliştirme üzerine kuruyoruz.
Yaptığımız çalışmalarda gelecekte kongre ve fuarlara yönelik olarak 3 temel dönüşüm alanı tespit ettik. Covid-19 salgını sonrasında kongre ve fuarlarda katılımcı deneyimi öncesinden daha farklı olacak. Bu noktada daha küçük, kısa ve katılımcılara kişisel etkinlikleri göreceğiz. İkinci dönüşüm alanının ise iş modelleri üzerinde olacağını düşünüyoruz. Kongre ve fuarların tedarik zincirinde yer alan unsurların daha çevik, daha az komplike ve düşük maliyetli olma yönünde baskı göreceklerini öngörmek de yanlış olmayacaktır. Üçüncü dönüşüm alanı ise bu etkinliklerin üretiminde görev alan insan kaynağına yeni beceriler kazandırma ihtiyacı ile parallel olacak. Yeni etkinlik türleri, değişen müşteri ihtiyaçları ve oluşan yeni kanalları bu dönüşümün temel tetikleyicileri olarak belirtebiliriz.